工場見学の予約システム導入で検討すべきポイント

今回は工場見学に予約システムの導入をお考えの担当者様向けに、実際に工場見学で予約管理をおこなっている企業様の事例をもとに、「どんなメリットがあるのか」、「どういう点に注意が必要なのか」「どんな予約システムを選べばよいのか」を特集します。

工場見学の現状とおこなうメリット

工場見学といえば、飲料メーカーのビール工場のように、施設に行って製造工程を見学したり、商品の知識を教えてもらったり、工場でできたてのビールを試飲したりすることができたり・・・と、家族みんなで出かけて大人も子供も一日楽しめる体験型のアトラクションです。

最近はビール工場だけでなく、食料品や雑貨を中心に、いろいろなメーカーで工場見学を開催しているケースも増えてきていて、どこも週末は予約で一杯になっているほど人気が高まっています。

ほとんどの工場見学でインターネットや電話からの予約を受け付けているので、事前に予約をおこなうのが一般的となっており、企業が工場見学をはじめる場合は、予約受付をどのようにおこない、どのように運用していくかをしっかりと設計しておく必要があります。

企業が工場見学をおこなうことで得られるメリットは以下のようなものが考えられます。

  • 広告宣伝効果
  • 社員のモチベーション向上

広告宣伝効果は、単に商品を知ってもらうだけでなく、製造工程や品質管理を消費者に見てもらうことにより、安心・安全・高品質といった信頼を得られる効果が見込まれます。

実際に商品に触れたり、試食、試飲や、製造体験通して、日常では得られない体験を創出することができ、親近感を得られる、商品や企業のファンをつくるといった活動に高い効果を見込むことができます。

実際に工場見学によって、職場や作業が消費者に見られることで、そこで働く社員の働きがい・誇りといったモチベーションが向上し、企業全体の活性化や生産効率のアップを期待することができます。

工場見学をおこなっている企業

アサヒビール様

アサヒビール様では全国のアサヒビール工場で工場見学をおこなっています。

工場見学では、ビールの原料や、製造設備の他、うまい!ビールの注ぎ方まで、さまざまなことを知ることができます。

出典:http://www.asahibeer.co.jp/brewery/

アサヒビール工場見学の予約システム導入事例

朝日酒造様

新潟県にある日本酒の蔵元、朝日酒造様では、酒造りや歴史、朝日酒造のこだわり等のお話を交えながら、酒蔵見学ができます。

出典:http://www.asahibeer.co.jp/brewery/

朝日酒造酒蔵見学の予約システム導入事例

江崎グリコ様

日本を代表するお菓子の製造・販売メーカー江崎グリコ様では、グリコピア神戸(兵庫)で工場見学をおこなっており、ポッキーやプリッツの製造工程を見学できようになっています。

これ以外にも江崎記念館(大阪)、グリコピア・イースト(埼玉)でも見学をおこなうことができるようになっています。

出典:https://www.glico.com/jp/enjoy/experience/glicopiakobe/

日清食品様

日清食品様は「カップヌードルミュージアム」で、インスタントラーメンにまつわるさまざまな展示や体験工房など通じて、発明・発見の大切さやベンチャーマインドについて楽しみながら学べる体験型ミュージアムを提供しています。

出典:http://www.cupnoodles-museum.jp/index.html

工場見学で採用する予約システムの選び方

電話予約とインターネット予約を統合して予約管理をおこなう

工場見学で予約を受け付ける場合、予約受付の手段として、

  • 電話予約
  • インターネット予約

の2つを提供するのが一般的ですが、この両方を統合して予約管理できることが予約システムに求められる重要な要件となります。

電話予約は社内のオペレーター、または件数が多ければ専門のコールセンターに委託することができます。

インターネット予約はお客様が自ら予約希望日を選び、予約の空き状況を探して予約してくれるのに対し、電話予約の場合はオペレーターがお客様とやり取りをしながらお客様の代わりに予約空き状況を確認し、予約情報を登録しなければなりません。

予約の空き状況を素早く確認できること

予約を素早く登録できること

この2つをおこなえないと、1回の電話対応時間が長くなり、オペレーションにかかる人的コストが大きく膨らんでしまうことになりますので、注意が必要です。

多くの予約システムには、電話予約のオペレーター向けの機能として、電話対応しながら素早く予約の空き状況を確認し、予約登録することができる「予約代行登録」機能があるので、電話でやり取りしながら素早く予約の空き状況を確認し、お客様の予約登録をおこなうことができるので安心です。

もちろん電話予約を受けながらでも、インターネット予約の予約データはリアルタイムでシステムに反映されているので、意図せず予約枠の受付人数の在庫を超えて予約を受け付けてしまう事態は回避できます。

電話とインターネットをまとめて管理できる予約システム

柔軟に予約枠の設定ができる

工場見学では、あらかじめ見学する設備や提供するアトラクションを見学コースとして決めておき、見学者を誘導しながら一定の所要時間で案内をすることが多いため、案内開始時間と受付上限数を1日にいくつか枠を決めておき、その枠単位で受付をおこないます。

もちろん企業によって所要時間や開催スケジュールも異なり、日によって違うパターンの見学コースを用意することもあるため、予約枠の設定を柔軟に対応できる予約システムが望ましいということになります。

例)見学所要時間120分 10時~、13時~、16時~ の1日3回を開催、1回20名が定員となる場合

週単位で予約カレンダーを表示した場合

月単位で予約カレンダーを表示した場合

出典:https://re.iqnet.co.jp/

スマートフォン、タブレットに対応する

予約カレンダーをWebサイト(ホームページ)上に公開することで、インターネット予約の受け付けをおこないます。

お客様がスムーズに予約完了できるように、予約システムの使い方のヘルプなども併せて提供します。個人情報取り扱いポリシーや、利用規約などもきちんと公開しておくことで、お客様の個人情報登録に対する不安を取り除くことができます。

最近はパソコンよりもスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末からアクセスするユーザーが増えているため、予約機能がきちんとモバイルに対応していることを確認しておきましょう。

駐車場やオプション(体験イベント申込や、お弁当など)の予約には注意が必要

工場見学に車で来られるお客様に、駐車場の空きスペースを確実に確保するために、予約受付をおこなうケースもあります。

この場合、駐車場の在庫をあらかじめ確保しておき、駐車場の在庫も含めて予約システム上で管理をおこないます。

予約枠の在庫と1対1の関係であればそれほど難しくはありませんが、駐車場の管理を別のシステムでおこなっていて連携が必要だったり、駐車場が確保できないと予約を受け付けられないような制御をおこなう場合は、システムのカスタマイズが必要になるケースがあるので、予め予約システムの提供ベンダーに対応可否を確認しておく必要があります。

同様に体験イベントなどのオプショナルツアー、お弁当の提供などについても注意が必要になります。

アクセスの集中とセキュリティに配慮する

人気のある工場見学になると、週末や大型連休などの予約受付解禁日にアクセスが集中することがあります。

ASPやクラウド型など、共用のインフラ環境で提供されているサービスの場合、キャパシティを超えたアクセスに耐えられず、システム障害に繋がるケースもあるので、事前に

「どれくらいのアクセス集中、負荷に耐えられるか」

「SLAはあるか」

を確認しておき、共用環境での運用が難しいと判断される場合は、専用環境、あるいは自社で強力なインフラ環境があれば、パッケージを導入して運用することも検討しなければなりません。

また、工場見学予約の特性上、どうしても個人情報を予約システムで登録することになるため、

「サービスに関するセキュリティ対策がどうなっているか」

「自社のセキュリティポリシーに合致しているか」

をチェックシートなどで予めしっかりと確認しておくとよいでしょう。

<アクセス集中による負荷についての確認事項>
・ASPやクラウド型サービスなどの共用環境の場合、目安となる負荷耐性、SLAの有無
・専用環境での提供可否、パッケージでの提供可否

<セキュリティ対策の確認事項>
セキュリティ対策の実施内容(脆弱性チェックの有無やチェックの基準、頻度など)

Webアプリケーション脆弱性対策済みの予約システム

専用環境で高負荷対策ができる予約システム

まとめ

最後にいろいろな企業が工場見学をおこなっていますが、工場見学が直接、売り上げに結びつく効果は限定的なものの、「オープンな経営」「開かれた経営」という消費者への強いメッセージを送ることで、長期的な視点でのメリットが期待されています。

消費者側にいかにストレスなく工場見学を予約し、来てもらい、楽しんでいただくか、企業側の予約管理業務をいかに効率よくおこなうか、そのハブとなる予約システム導入も成否を握るひとつの要素といえます。

工場見学予約にぴったりのシステムは?