ネット予約をはじめるなら予約システムと問い合わせフォームの違いを理解しよう

予約システムをご提案するお客様から

「問い合わせフォームでも予約できますよね?」

「メールフォームと何が違うの?」

と聞かれることがよくあります。

予約を受け付けるという点では、予約システムも問い合わせフォーム、メールフォームもよく似ていますが、予約するお客様にとっても予約を受け付ける管理者(事業者)にとってもできることや管理の方法が全く違います。

今回はその違いをしっかりと理解し、効率の良いネット予約をはじめるためのヒントを説明します。

問い合わせフォームを予約フォームとして使う

問い合わせフォームは、入力されたデータを管理者(事業者)に届ける仕組みです。

フォームの項目は自由に設計できるので、個人情報に加え、予約したい日(予約希望日)や、時間(予約希望時間)の項目を設けることで、予約フォームとして使うことができます。

このフォームに入力されたデータは管理者(事業者)にメールで送られたり、専用の管理画面から確認できたりするのが一般的で、使用するプログラムや問い合わせフォーム作成サービスの機能によって違います。

メリットは導入が簡単で安いこと

問い合わせフォームは、簡単なプログラムですので比較的安価に開発、導入することができます。

フォーム作成に特化したASPサービス、クラウドサービスも豊富にあるので、これらを利用することで、月数百円~数千円で導入することもできます。

フォーム作成サービスを使えば簡単に予約フォームを作成できる

予約フォームが簡単に作成できるASPサービスのご紹介

空き状況がわからないこと、予約確定連絡の手間が注意点

問い合わせフォームを予約フォームとして使う際に注意しなければならない点は、

予約する人から管理者(事業者)への一方通行の連絡

となることです。

例えば、予約する人がこの予約フォームを見ても、予約したい日や時間の空き状況を知ることはできません。

あくまでも予約したい日や時間の希望を管理者(事業者)に対して知らせるだけです。

管理者は予約フォームから届いた予約情報と手元にある予約管理台帳や別の予約管理システムの空き状況を照合して、空いていれば予約が確定したことをメールや電話で連絡する必要があります。

このように、

予約する人にとっては、リアルタイムの空き状況がわからず、予約確定連絡をもらうまで、予約が成立したかどうかがわからない
管理者(事業者)にとっては、毎回予約台帳と照合して予約確定連絡を入れなければならない

という点が問い合わせフォームのデメリットです。

予約システムでできることとメリット

予約システムの場合、予約可能な日程、時間と在庫を設定することで、その時のリアルタイムの空き状況を予約したい人に見せることができます。

予約が入るとリアルタイムで在庫が減るので、予約が埋まってしまった予約枠は自動的に予約ができなくなります。

運用にもよりますが、一般的に予約送信が完了した時点で予約確定になるので、予約する人にとってもすぐに予約確定したことがわかることがメリットになります。

管理者(事業者)にとっても予約が入るたびに予約台帳を見て、空き状況を確認して、予約確定メールを送るといった対応を予約システムが自動でおこなってくれることで、手間を大幅に削減できるメリットがあります。

予約システムではリアルタイムの空き状況を見せることができる

予約システムを使うには初期設定と導入コストが必要

予約システムを使うには、予約可能な日程や在庫を予約枠として設定する必要があるため、導入前の設定作業や準備に時間を割く必要があります。

問い合わせフォームと比べて予約システムの導入費用の方が高くなりがちなことも注意すべき点です。

予約システムより予約フォームのほうが向いているケースもある

問い合わせフォームを予約フォームとして使う場合、一旦必ず管理者(事業者)が予約を受付できるかどうか判断することになります。

  • ネットからの予約だけでなく、リアル店舗の来店予約や電話予約などの予約状況を見て管理者(事業者)側で綿密に予約をコントロールしたい場合
  • 審査などのチェックをしっかりおこなってから予約を取りたい場合
  • オプションの要否確認や予約条件の確認など必ず予約する人とコミュニケーションを取りたい場合
  • 料金計算が複雑で予約時に料金を確定できない場合

といったケースのように、何らかの理由で即予約確定せずに、ワンクッションおいて予約を確定したいような場合は、予約システムで管理するよりも都合が良いことがあります。

予約システムの「仮予約」機能で良いとこ取りできることも

予約システムでインターネットからの予約だけでなく、来店予約、電話予約も統合管理できていれば予約管理の手間は大きく削減できますが、オプションを提供する場合や複雑な料金体系に対応する場合は、すべて自動化しようとすると設定やシステム管理でかえって煩雑になってしまうこともあります。

そういった場合は、予約システムで「仮予約」機能を持つものを使うことで、一旦予約を仮予約のステータスで受け付け、予約枠の在庫を管理しながら空き状況を見せつつ、システム対応が難しい部分だけを管理者(事業者)の手動対応にするというハイブリッド運用にすることで、予約システムと問い合わせフォームの両方のメリットを活かすことができます。

費用対効果、予約の性質や運用によってどちらが自分たちのビジネスに向いているのか、どいうった使い方をすればしっかり見極めて、効率の良いネット予約サービスの提供をはじめましょう。