予約システムで電話予約をスムーズに登録する方法

電話予約でメールアドレス登録はむずかしい

予約システムは、予約した人に「予約確認の自動返信メール」や「リマインドメール」を送るため、予約時のメールアドレス登録ができるものがほとんどです。

本人確認や確実に連絡するための手段としてメールを使うのは理にかなっているといえます。

しかし、ホームページからの予約だけであれば、それほど問題にはなりませんが、ほとんどの場合、店舗やコールセンターでも電話予約を受け付けるため、新規のお客様のメールアドレスを確実に登録しないと、その後の連絡や確認の手段が電話する以外になくなってしまうことになります。

電話でアルファベットや数字の混在したメールアドレスを聞いて、予約システムに正確に登録するのはかなりむずかいため、仮ユーザーで予約登録したり、メールアドレスなしで仮登録し、万が一の時は電話で連絡するというオペレーションにならざるを得ないのが現状で、これではなかなか業務の効率化になりません。

SMSを活用してメールを送る方法

メールアドレスと電話をする以外にお客様に連絡を取る手段はないのでしょうか?

こういった場合、

携帯電話キャリア提供のSMS(ショート・メッセージ・サービス)

を使えば、携帯電話番号だけで簡易なメッセージをお客様の携帯電話やスマートフォンに送ることができます。

先ほどの電話予約のときに、携帯電話番号さえ聞くことができれば、それだけでメールアドレスに代わる連絡手段を得ることができるわけです。

mineoショップ来店予約で実際に導入

出典:http://mineo.jp/shop/mineoshop/reserve/

関西電力グループの株式会社ケイ・オプティコム様が提供する、格安スマホのサービス「mineo(マイネオ)」のショップでは、新規お申し込み、サポートを受け付けており、その来店予約が可能です。

ホームページからの予約と電話予約を受け付けており、電話予約時は、オペレーターが聞き取りやすい電話番号で予約をおこない、SMSで予約通知を送信しています。

mineoショップ来店予約の導入事例

SMS利用時の注意点

SMSを活用すれば、メールアドレスを使わなくても予約通知が送れるため、電話予約の代行登録が効率よくおこなえることがわかりました。

もちろんSMSにもデメリットがあるので、使うときの注意点をまとめておきます。

SMSの送信には費用がかかる

予約システムからSMSを送るには、当然その機能がついていなければなりませんが、現状SMS送信に対応したサービスはあまりありません。利用できるものでもオプション費用や、カスタマイズで実装してもらうためのカスタマイズ費用のほかに、SMS送信サービスの利用料、送信料(○○円/1通)が発生します。

SMSには文字制限がある

各キャリアによって異なりますが、送信できる文字数に全角70文字程度の制限があります。予約通知メールとして利用する場合、送信する情報をかなり絞る必要があります。

確実に届くわけではない

メッセージ受信者の携帯端末の利用状況等、移動体通信網の状況等によって、メッセージを正常に受信できない場合があります。なりすまし拒否や受信拒否されている場合も受信できません。